7 zasad efektywnego zarządzania skrzynką email – czy warto używać?

7 zasad efektywnego zarządzania skrzynką email – czy warto używać?

Czy wiesz, że pracownicy poświęcają ok. 28% czasu pracy w biurze na czytanie, odpowiadanie i pisanie e‑maili?
A czy wiesz, że przeciętny pracownik sprawdza swoją skrzynkę ponad 70 razy dziennie, a rekordziści nawet 350?

7 zasad efektywnego zarządzania skrzynką email to:
  1. Podniesienie standardu pracy w firmie,
  2. Skrócenie czasu obsługi skrzynki e-mail, nawet o 56%,
  3. Uwolnienie czasu pracy pracownika.
Poniżej 7 zasad, które należy wdrożyć zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym:
  1. Stworzenie 5 folderów w głównym folderze Skrzynka odbiorcza:
    1. Działania do wykonania,
    2.  Może się przydać,
    3. Czekam na odpowiedź,
    4. Archiwum,
    5. Kosz (gdyby nie było, ale zazwyczaj już jest)
  2. Folder główny Skrzynka odbiorcza jest sprawdzany i opróżniany 2 maksymalnie 3 razy dziennie, najlepiej o wyznaczonych godzinach, np. 9.00, 13.00, 16.00, a maile są przenoszone do 5 w/w folderów.
  3. Jeżeli odpowiedź na otrzymany mail może zająć dłużej niż 2 minuty przenieś go do folderu Działania do wykonania i zajmij się nim po opróżnieniu folderu Skrzynka odbiorcza.
  4. Jeżeli uznasz, że otrzymany mail jest  bezużyteczny,  przenieś go do folderu Kosz.
  5. Jeżeli uznasz, że otrzymany mail warto zatrzymać, przenieś go do Folderu Archiwum.
  6. Jeżeli uznasz, że otrzymany mail jest wyjątkowo ważny i warto mieć do niego szybki dostęp, przenieś go do folderu Może się przydać.
  7. Jeżeli wysyłasz ważny mail i chcesz kontrolować, czy odpowiedź napewno nadeszła, wyślij mail do odbiorcy oraz do siebie wpisując w UDW (BCC) swój adres email, a po otrzymaniu  ważnego maila (od siebie), przenieś go do folderu Czekam na odpowiedź.
Zasady te są opisane w „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, bestselerze Davida Allena sprzedanego w milionach egzemplarzy.